Le stockage et la gestion électronique des documents connaissent une croissance annuelle de plus de 10 % dans les entreprises françaises. Pourtant, 32 % des utilisateurs affirment perdre du temps à rechercher des fichiers mal classés ou inaccessibles. La centralisation des ressources numériques n’efface pas toujours la complexité d’usage ou les risques de perte d’informations essentielles.
Certaines plateformes émergent en réponse à ces défis, en proposant des solutions conçues pour rationaliser chaque étape du cycle documentaire. Automatisation des tâches répétitives, sécurité renforcée, accès simplifié : des dispositifs concrets transforment la gestion quotidienne des documents professionnels.
Plan de l'article
- Arkevia, un portail pensé pour simplifier la gestion documentaire au quotidien
- Quelles fonctionnalités distinguent Arkevia des autres solutions du marché ?
- Des bénéfices concrets pour les utilisateurs : sécurité, accessibilité et gain de temps
- Premiers pas sur Arkevia : guides pratiques et conseils pour une prise en main sereine
Arkevia, un portail pensé pour simplifier la gestion documentaire au quotidien
Pensé par Cegedim, Arkevia s’impose comme un portail de gestion documentaire capable de répondre aux attentes des entreprises, des employeurs et des collaborateurs. Au cœur de la solution, le coffre-fort numérique joue un rôle clé : il permet de stocker et de partager les documents administratifs et RH dans un environnement sécurisé, tout en apportant une structure claire aux flux internes.
Tout ici vise à alléger le quotidien. Grâce à un accès centralisé, les utilisateurs ne jonglent plus entre différents outils ; l’interface simplifie la recherche et la classification des fichiers. Bulletins de paie, contrats de travail, factures, pièces d’identité : tout est organisé, accessible et protégé. Les droits d’accès, paramétrables, garantissent à chacun, salarié, manager ou administrateur, un espace de travail adapté et sûr.
Voici comment Arkevia transforme la gestion documentaire :
- Gestion documentaire intuitive et collaborative avec la version My Arkevia, conçue pour dynamiser les échanges au sein de l’entreprise.
- Partage sécurisé : chaque document circule sans perdre de trace ni sacrifier la confidentialité.
- Automatisation des flux : signatures et validations internes sont fluidifiées, sans intervention manuelle.
Que vous soyez une grande entreprise ou une PME, l’interface épurée, le suivi d’activité et les options d’intégration font d’Arkevia un outil qui s’adapte sans effort. Le coffre numérique Arkevia protège la confidentialité, garantit la conservation durable et assure la conformité des documents sensibles. Résultat : moins de paperasse, plus d’efficacité.
Quelles fonctionnalités distinguent Arkevia des autres solutions du marché ?
Dans l’univers des solutions de gestion électronique de documents, Arkevia se démarque par la robustesse et la variété de ses fonctionnalités. Pensée pour les besoins concrets des entreprises et de l’ensemble de leurs équipes, la plateforme centralise la gestion des documents électroniques sans compromis sur la sécurité ou l’intégrité.
La classification intelligente prend en charge l’organisation des fichiers : chaque document, qu’il s’agisse d’un bulletin de paie ou d’un contrat, s’archive automatiquement selon des règles précises. Plus besoin de manipulations fastidieuses, ni de perdre du temps à chercher dans un amas de dossiers. L’indexation avancée permet de retrouver un document en quelques secondes, même lorsque la base s’agrandit.
Côté collaboration, Arkevia mise sur le temps réel : le partage sécurisé, les validations et la transmission de documents s’effectuent sans rupture et chaque action reste enregistrée. L’automatisation des circuits libère de la routine, accélère la signature électronique et horodate chaque opération. La conformité réglementaire n’est plus une contrainte, elle devient un standard intégré.
La gestion des utilisateurs va plus loin : droits d’accès, personnalisation de l’interface, organisation des répertoires, suivi d’activité… chaque entreprise ajuste la plateforme à ses usages. L’intégration facilitée avec d’autres outils métiers, combinée à un support technique attentif, fait d’Arkevia une référence en matière de gestion documentaire numérique.
Des bénéfices concrets pour les utilisateurs : sécurité, accessibilité et gain de temps
La sécurité ne laisse aucune place à l’improvisation. Arkevia, développé par Cegedim, applique des protocoles de chiffrement avancés et l’authentification double facteur à chaque étape. La conformité RGPD et la certification ISO 27001 assurent une protection optimale. Documents sensibles, bulletins de paie, contrats, pièces d’identité, restent réservés aux seuls ayants droit. Les archives, elles, sont préservées jusqu’à cinquante ans, garantissant traçabilité et tranquillité d’esprit.
L’accessibilité est au cœur de l’expérience. Depuis un ordinateur de bureau ou un smartphone, salariés, employeurs et administrateurs accèdent à tous leurs documents, où qu’ils se trouvent. L’information circule sans obstacle, même en déplacement. La gestion fine des droits, le partage sécurisé et la désignation d’un contact de confiance renforcent le contrôle des échanges, sans complexité.
Le gain de temps se ressent au quotidien : recherche avancée, classement automatique, suivi d’activités, notifications… Autant d’outils qui éliminent les tâches chronophages. Les administrateurs supervisent sereinement, chacun se concentre sur ses missions. Arkevia s’intègre tout en souplesse dans l’environnement de travail et permet de répondre rapidement aux attentes réglementaires ou organisationnelles.
Premiers pas sur Arkevia : guides pratiques et conseils pour une prise en main sereine
Dès l’arrivée sur Arkevia, l’utilisateur découvre une interface claire, pensée pour faciliter chaque étape. La connexion sécurisée ouvre sur un parcours guidé qui aide à organiser l’espace documentaire en fonction des besoins de l’entreprise ou de chaque salarié. Paramétrer les utilisateurs, attribuer les permissions, créer des dossiers personnalisés : chaque action s’accompagne de tutoriels faciles à suivre, accessibles à tout moment.
Pour accélérer la découverte de la plateforme, Arkevia met à disposition plusieurs outils phares :
- importation et classement des documents
- partage sécurisé avec les membres de l’équipe
- suivi des activités en temps réel
- désignation d’un contact de confiance pour anticiper les imprévus
En cas de question ou devant une difficulté, le support client se mobilise : joignable par messagerie ou téléphone, il accompagne chaque étape. Les administrateurs profitent de ressources dédiées pour personnaliser la plateforme, ajuster les droits d’accès et exploiter les rapports d’activité. Chacun progresse à son rythme, gagne en autonomie et maîtrise rapidement l’outil.
Avec My Arkevia, la personnalisation s’étend à l’apparence et à l’organisation du portail : couleurs, arborescence, notifications… chaque entreprise façonne son espace documentaire à son image. Les guides pratiques, régulièrement actualisés, permettent de garder le cap sur les évolutions de la solution et d’exploiter pleinement ses possibilités.
Arkevia n’est pas qu’un outil : c’est le choix d’une gestion documentaire qui s’aligne sur les exigences d’aujourd’hui et anticipe celles de demain. À la clé, des échanges plus fluides, des informations maîtrisées et un quotidien professionnel libéré des contraintes inutiles. Pourquoi se contenter de subir la paperasse, quand on peut la dompter ?