Barème kilométrique : calcul des indemnités et frais kilométriques

Dans le cadre d’une affectation professionnelle, un employé peut être tenu d’utiliser son véhicule personnel pour voyager. Les kilomètres parcourus doivent alors être payés par l’entreprise, selon les programmes de remboursement publiés annuellement par l’Urssaf.

Règles de remboursement des frais de kilométrage

Qui peut être admissible aux quotas de kilométrage ?

Les indemnités de kilométrage ne s’appliquent qu’ aux employés d’une entreprise et à son gestionnaire . Les prestataires de services externes ou les employés qui n’ont pas de fonction officielle dans l’entreprise ne sont pas éligibles à ce régime.

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Quels types de dépenses sont couverts par le programme d’allocation de kilométrage ?

Le tableau des indemnités de kilométrage comprend les coûts liés à l’utilisation d’un véhicule personnel à des fins commerciales et plus précisément :

• consommation de carburant,
• amortissement du véhicule ;
• les frais de réparation et d’entretien ;
• Charges de pneumatiques ;
• primes d’assurance.

péage et le stationnement Le ne sont pas inclus dans le programme.

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Les déplacements entre la maison et le travail sont-ils touchés ?

Non, les déplacements entre le domicile et le travail ne sont pas couverts par le programme d’allocation de kilométrage. Toutefois, l’employé peut déduire, de sa propre initiative, les dépenses liées à sa résidence ou à son voyage d’affaires dans sa déclaration de revenus. L’administration utilisera alors le même barème que celui utilisé pour les voyages en mission professionnelle.

Astuce

 : En général, le rabais de 10% pour les fiscalesProfessionnels sur la déclaration d’impôt sont plus avantageux que de déclarer dans la vraie vie ses trajets au travail. Quels types de trajets sont couverts par le programme de kilométrage ?

Les voyages effectués dans l’intérêt de l’entreprise consistent, par exemple, à des rendez-vous avec le client ou à des tâches nécessaires à la réalisation de son activité professionnelle. La preuve de l’utilisation professionnelle du véhicule personnel incombe à l’employeur. En cas de contrôle de l’Urssaf, l’entreprise peut soumettre plusieurs types de documents : échange d’e-mails, historique du calendrier en ligne, frais accessoires (tickets déjeuner…), ordre de mission, calendrier de tournée, nom du client, nom du projet…

L’ échelle pour les voyages d’affaires

Le remboursement des indemnités de kilométrage est régi par la loi, sur la base d’un tableau fiscal publié par les administrations (Fisca, Urssaf). Il prend la forme d’un forfait qui varie en fonction du type de véhicule utilisé et du nombre de kilomètres parcourus.

L’ échelle de kilométrage est fixée pour un an

L’ administration a la possibilité de changer chaque annéele barème applicable au calcul des coûts de kilométrage . Ce dernier est traditionnellement publié fin février-début mars, ce qui implique la nécessité de régulariser les indemnités de kilométrage remboursées depuis le début de l’année.

Calcul de l’indemnité de kilométrage pour 2020 pour les voitures

Le montant de l’allocation pour les voitures

Pouvoir fiscal Jusqu’ à 5000 Km De 5001 à 20.000 Km Plus de 20 000 Km

3 ch et moins d x 0,456 (d x 0,273) 915 d x 0,318 4 CH d x 0,523 (d x 0,294) 1147 d x 0,352 5 CH d x 0,548 (d x 0,308) 1200 d x 0,368 6 CH d x 0,574 (d x 0,323) 1256 d x 0,386 7 ch et plus d x0,601 (d x 0,340) 1301 d x 0,405 d = distance parcourue sur une base professionnelle avec votre véhicule personnel

Meilleures pratiques en matière de calcul de distance

Un système de calcul des distances parcourues à partir d’un outil de cartographie tel que Google Maps est préférable. Réduit letemps alloué par l’employé à ses propres dépenses et simplifie la phase de contrôle effectuée par le gestionnaire et le service comptable.

Montants d’impôt à ne pas dépasser

Si l’entreprise rembourse les frais de kilométrage pour des montants supérieurs aux seuils fixés par le barème officiel, l’Urssaf peut considérer qu’ils sont des prestations en nature soumises à l’impôt sur le revenu et aux cotisations de sécurité sociale.

Indemnités inférieures : Une convention collective peut prévoir des échelles de kilométrage spécifiques, au-dessous desquelles l’entreprise ne peut pas descendre. Ses plafonds peuvent être inférieurs à l’échelle de taxe kilométrique. Cependant, nous recommandons d’utiliser le plan fiscal annuel officiel pour éviter tout risque de litige au sein de l’effectif.

Remboursement des dépenses afférentes aux autres véhicules

Allocation kilométrique et vélo

Aucune allocation n’est prévue à ce jourkilométrage pour les employés qui utilisent des bicyclettes pour se rendre sur le site d’une mission professionnelle. Toutefois, les entreprises peuvent couvrir les coûts associés au déplacement des employés sur le lieu de travail à bicyclette à partir du 13 février 2016. La franchise vélo prend alors la forme d’un forfait de 0,25€ le kilomètre . Il est calculé individuellement, en fonction de la distance de retour la plus courte entre la maison de l’employé et le lieu de travail de l’employé et du nombre de jours où il a travaillé au cours de l’année.

L’ allocation est exonérée de l’impôt sur le revenu jusqu’à 200 euros par an. Dans le cadre des contrats de succursale, des preuves peuvent être demandées à l’employé. Toutefois, cette compensation ne s’applique pas aux salariés utilisant des vélos libre-service (Bicloo, Velib, Vlille, Velov…) car leur abonnement peut déjà être couvert en tout ou en partie par l’entreprise.

Remboursement des frais de kilométrage pour les scooters etmotos

Les balances kilométriques s’appliquent aux véhicules autres que la voiture, tels que les deux-roues et les motos.

Pouvoir fiscal Jusqu’ à 3 000 km 3 001 à 6 000 km Plus de 6 000 km

Deux roues avec un déplacement de moins de 50 cm3 d x 0,272 (d x 0,064) 416 d x 0147 Moto 1 à 2 CV d x 0,341 (d x 0,085) 768 d x 0,213 Moto 3 à 5 CV d x 0,404 (d x 0,071) 999 d x 0,237 Moto de plus de 5 CV droite 0,523 (d x 0,068) 1 365 d x 0,295

3 questions pour aller plus loin

Les franchises de kilométrage sont-elles assujetties à la TVA ?

Les franchises de kilométrage remboursées par l’entreprise à l’employé ou à la direction de l’entreprise ne sont pas soumises à la TVA. Par conséquent, ces coûts ne peuvent pas être récupérés à partir de la TVA.

Les péages sont-ils pris en compte par les franchises de kilométrage ?

Les péages ne sont pas inclus dans le programme de kilométrage de l’administration fiscale. Cependant, ilspeut être remboursé « en termes réels » à l’employé par l’entreprise, sur présentation d’une preuve de dépense. Peut-on réclamer une indemnité de kilométrage en cas de covoiturage ?

À l’heure actuelle, le covoiturage n’est pas inclus dans le programme d’indemnité de kilométrage.